13 Tipps für mehr Produktivität im Home Office

Seit wir in unserer Bevölkerung aufgerufen wurden, zu Hause zu bleiben, geistern Home Office-Tipps auf Social Media herum. (Zum Beispiel dieser Guide hier auf t3n  ist unglaublich wertvoll) Für uns Freiberufler:innen eher die gewöhnliche Arbeitsumgebung, für andere teilweise eine große Herausforderung. Daher möchte ich mich mit einem persönlichen Erfahrungsbericht aus der Zeit der Pandemie einreihen. Der Beitrag darf und soll Euch anregen, Eure Selbstorganisation und Euer Zeitmanagement vorab zu planen, damit es Euch auch in ein paar Wochen noch gutgeht. „Entspannt und produktiv im Home Office“ das ist meiner Meinung nach mit ein bisschen Struktur und Achtsamkeit gut möglich.

Home Office oder Büro? Eine Typfrage

Grundsätzlich bin ich der Überzeugung, dass es eine Typfrage ist, ob du Dich im Home Office wohlfühlst oder nicht. Meine persönliche berufliche Laufbahn begann im Großraumbüro oder direkt beim Kunden im Projektbüro. Ich habe es geliebt, wenn ich ganz für mich allein im Zug oder Flugzeug auf dem Weg von HH nach Paderborn, Leipzig, Berlin, Stuttgart oder München mit meinem Laptop auf dem Schoß saß und in Ruhe mit Musik auf den Hören vor mich hinwerkeln durfte. Bereits damals war klar, ich scheine Typ Home Office zu sein. 

Find your own style

Als ich mich dann vor ein paar Jahren selbstständig gemacht habe, habe ich nicht einen Tag darüber nachgedacht, wie ich meine Tage gestalte und ob es für mich eine Herausforderung sein wird, allein zu Hause zu arbeiten. Ich war plötzlich mittendrin. Nach einiger Zeit (ca. 2 Jahren) begann ich zu reflektieren, wie ich mich organisiere und womit ich tagtäglich meine Zeit verbringe. Seitdem reflektiere ich regelmäßig und coache mich selbst, um dauerhaft entspannt und produktiv zu arbeiten. Ein paar Ergebnisse meiner Reflexion und auch Tipps oder Gedanken von Kolleg:innen möchte ich im folgenden mit Dir teilen.

Ausschlafen

Es gibt sehr viele Empfehlungen, dass du immer zur gleichen Zeit aufstehen, außerdem ähnliche Aufstehzeit wie im Büro etablieren, nicht nach 8h den Wecker stellen solltest etc. Mein Mantra ist, ich stehe dann auf, wenn ich ausgeschlafen habe. Das pflege ich seit Beginn meiner Selbstständigkeit. Was mich absolut überrascht hat, dass ich mehr als 6/7 Stunden Schlaf (das war meine Durchschnittsschlafdauer über Jahre) brauche und eher 8 Stunden meine favorisierte Schlafdauer ist. Dazu muss ich sagen, ich bin selten von Terminen fremdgesteuert und natürlich stehe ich für einen Workshop oder anderen Kundentermin auch mal eher auf, aber nicht standardmäßig. Vorteil ist, dass ich wesentlich fitter, produktiver und besser gelaunt bin, wenn ich so lange schlafen kann wie mein Körper es wünscht.

Aufstehen

Meine Herzensempfehlung an alle ist, dass Handy und andere digitale Endgeräte aus dem Schlafzimmer zu verbannen. Lass Dich von einem anderen Gerät (oder Menschen) wecken, so bist du gar nicht erst versucht, in die Tiefen des Internets abzutauchen oder bereits am frühen Morgen eine große Menge an Informationen unkontrolliert zu verarbeiten.

Kleidung

Im Hinblick auf unsere Kleidung im Home Office scheiden sich die Geister auf dem Empfehlungsmarkt. Es gibt Menschen, die benötigen ihr Business-Outfit. Zum Beispiel als Moderator:innen oder Referent:innen auf Online-Konferenzen und virtuellen Treffen. Andere schätzen sehr, dass sie tagsüber in Yoga-Hose entspannt arbeiten können. Schau, was für Dich passt. Bei mir gehört die Duschzeremonie und danach die Yoga-Hose zum Standardstart in den Tag.

Morgenroutine

Eine Morgenroutine zu etablieren finde ich super. Aber bitte entwickle Deine eigene. Nein, du musst kein Achtsamkeitstagebuch schreiben, 15min Yoga mit Mady oder Adrianne betreiben oder Dein Bullet Journal pflegen. Überlege Dir, was Dir gut tut. Probiere aus und schau wie du für Dich am besten in den Tag startest. Seitdem ich in Hamburg lebe, also inzwischen seit fast über zwanzig Jahren, koche ich mir jeden morgen einen Latte Macchiato. Inzwischen ist es die kleinere Ausgabe, ein Cappuccino mit Cashewmilch, aber weiterhin gehört das Schäumen von Milch zu meiner morgendlichen Routine. Darauf folgt Porrigde und Tee kochen. Seit Monaten beides nach dem gleichen Rezept und den gleichen Handgriffen. Du lachst jetzt vielleicht, aber ich mag Routine und Beständigkeit in Bezug auf meinen Lebensrahmen. Das spart Ressourcen und Energie. Als Stressmanagement-Trainerin kann ich Dir verraten, dass unser Gehirn wie ein Verkehrssystem abläuft. Gewohnte Handgriffe sind wie Autobahnen, gut ausgebaute Straßen, auf denen du entlang rasen kannst, ohne besonderen Kraftaufwand zu betreiben. Neue Gewohnheiten sind wiederum wie Trampelpfade, die noch zu Straßen ausgebaut werden müssen. Das ist anstrengend. Schau, dass du Autobahnen befährst und nicht zu viele neue Trampelpfade nutzt.

Lesen

Ich versuche – ich schreibe mit Absicht versuche, weil es meine aktuelle Herausforderung ist – morgens beim Frühstück mein Handy beiseite zu legen. Klassik Radio untermalt die Küchenatmosphäre ganz zauberhaft ohne viele Worte. So habe ich noch ausreichend Gehirnkapazität frei, um zu lesen. Morgens gern ein Fachbuch. Auch wenn es nur ein paar Seiten sind, es ist schön sich zu fokussieren und bereits zu Beginn des Tages Neues zu lernen. Zudem kannst du spüren, in welcher Verfassung du bist. Es gibt Tage, an denen versinke ich sofort in die Welt des Buches, andere Tage brauchen ein paar mehr Anläufe. Aber so ist es eben. Und auch das ist eine wichtige Erkenntnis.

Selbstbestimmtheit vs. Fremdsteuerung

Dadurch, dass du im Home Office wesentlich eigenbestimmter unterwegs ist, wirst du Dich und Deine Grenzen und Bedürfnisse besser kennenlernen (dürfen). Wenn niemand mehr vorgibt, wann du wo zu sein hast, dann darfst du dieses selbst übernehmen. Jetzt wird es spannend: je nachdem welche Aufgaben du auszuführen hast, kannst du unterschiedlichen Herausforderungen gegenüberstehen.

Faultier vs. fleißiges Bienchen

Der eine Typus vermeidet Arbeit, der andere übernimmt sich eher. Je nachdem zu welchem Typus du gehörst, sorge gut für Dich. Wenn es Dir an Motivation mangelt, dann schaue wie du diese steigern kannst. Liegt es an den Aufgaben oder fehlen Dir Deine Kolleg:innen? Vielleicht brauchst du für das Home Office enger abgestimmte Ziele, auch das kannst du besprechen oder einfordern. Bist du komplett auf Dich selbst gestellt, könnte es Dir helfen, mit der Pomodoro-Technik in den Tag zu starten. Häufig hilft es, wenn du Dir drei To-Dos pro Tag raussuchst, die du unbedingt erledigen möchtest und diese dann angehst. Als fleißiges Bienchen wiederum könntest du Dir zum Beispiel eine Stoppuhr stellen, die Dich daran erinnert, Pausen zu machen oder auch hier mit Vorgesetzten Zielvorgaben und Aufgabenerledigung absprechen. (Siehe auch Punkt 9 weiter unten) Diese Bienchen neigen dazu kein Ende zu finden und nicht aufhören zu können. Kleiner Reminder an Dich: du erhältst Deine Produktivtät nur dauerhaft, wenn du Deinem Körper Erholung gönnst. Nimm das Beispiel eines Läufers: entweder du sprintest immer wieder oder läufst einen Marathon. Bei beiden brauchst du Regenerationszeiten, um Deine Performance stabil zu halten oder auszubauen. So ist es auch bei der Arbeit. Sollte Dir das nicht gelingen, darfst du Dich gern jederzeit für ein persönliches Coaching bei mir melden.

private Aktivitäten

Viele Menschen überkommt im Home Office ein schlechtes Gewissen, wenn sie nebenher Wäsche waschen, zwischendurch mit Mutti telefonieren oder sonstigen privaten Aktivitäten nachgehen. Ich bin absolute Befürworterin der Selbststeuerung. Solange du Deine Aufgaben gut erledigst und den Werten Deines Arbeitgebers nahekommst (Fairness, Vertrauen, Gerechtigkeit, Ehrlichkeit, um nur einige zu nennen), tue das, was möglich ist. Das ist doch einer der großartigen Vorteile des Home Offices: sonst plauderst du zwischendurch 15min in der Kaffeeküche, zu Hause erledigst du sogar noch eine lästige Pflicht nebenbei. Den ganzen Tag durcharbeiten funktioniert eh nicht, warum somit nicht die aktive Pause mal ein bisschen anders gestalten?

Produktive Zeit

Vielleicht kennst du die eine oder andere Studie, die besagt wie produktiv wir an einem 8h-Tag tatsächlich sind. Die Statistiken geben immer mal wieder Werte zwischen 4,5 und 6h produktive Arbeitszeit heraus. Viele Menschen haben im Home Office das Bedürfnis zu beweisen, dass sie auch wirklich gearbeitet haben. Das kann entweder den Ursprung in der Unternehmenskultur, als Symptom für Teamkultur haben oder auch auf das Verhältnis zum Vorgesetzten hinweisen. Was das anbelangt, hilft es gerade vor Umsetzung oder als Reflexion der sich verändernden Arbeit, mit den Teamkolleg:innen und dem Vorgesetzten dazu offen ins Gespräch zu kommen. Liegt der Ursprung des Produktivitätsdrangs in der Strukturierung der Persönlichkeit des/r Mitarbeiters/in, hilft es die eigenen Persönlichkeitsmuster und Glaubenssätze zu hinterfragen und neue zu etablieren. Lassen sich diese Themen nicht von Euch allein lösen, meldet Euch gern bei mir für eine Teamreflexion oder ein persönliches Coaching.

Tagesstruktur

Versuche je nach Aufgaben, Art der Arbeit, der beteiligten Personen und Deinen persönlichen Vorlieben (oder auch den Bedingungen Deines Home Offices) zu Deiner persönlich passenden Struktur zu kommen. Ich kann Dir dazu auch gern nochmal meinen Blogbeitrag zum Zeit- und Selbstmanagement empfehlen. Wenn möglich, schau mal wie Dein Biorhytmus tickt. Ich habe mit der Zeit festgestellt, dass ich morgens vor um 11h nur Routineaufgaben, solche ohne feste Termine und ohne Zeitdruck machen mag. Von 11 bis 14h sowie von 16 bis 19h habe ich produktive Fenster. Nach 19h ginge zwar auch noch. Aber da ich persönlich viel am Bildschirm arbeite, versuche ich das zu vermeiden und dann eher privaten Aktivitäten nachzugehen. So haben meine Augen und mein Geist eine Chance sich zu erholen und ich kann besser einen ruhigen Schlaf finden.

Erholung

Plane täglich ausreichend Pausen ein. Pausen, in denen du Frischluft tankst, Dich bewegst, Dir vielleicht was Köstliches kochst oder zwischendurch mal lüftest. Gern vergessen wir im Home Office die Zeit. Zum Plaudern kommt auch nicht unbedingt jemand vorbei und dazu ist es gerade so gemütlich auf dem Sofa mit dem Laptop auf dem Schoß. Du kannst Dich auch mit Kolleg:innen zum Smalltalk am Telefon oder per Videokonferenz zwischendurch verabreden oder ihr esst gemeinsam Mittag. Sei kreativ und gucke, dass es Deinem Körper und Deinem Geist gut geht. Pausen sind für mich Bestandteil von Arbeit. Sie leisten einen Beitrag zu Deiner Produktivitätserhaltung. Nicht vergessen, es werden je Stunde mindestens fünf Minuten Bildschirmpause und in die Ferne schauen empfohlen. Dazu ein Glas Wasser oder Tee bereithalten und den Kaffeekonsum im Zaum halten.

Digitales Bewusstsein

Schau mal, wie sich Dein digitales Nutzungsverhalten im Home Office verändert. Wir alle tragen das Grundbedürfnis nach Verbindung in uns und so ist es natürlich, dass wir in der Einsamkeit oder der Stille versuchen Verbindungen aufrecht zu erhalten. Aktuell mehren sich jedoch die Stimmen, die über Handysucht oder auch Informationssucht u.ä. berichten. Gerade im Home Office kann es hilfreich sein, dass Handy außer Reichweite zu deponieren und zudem zu schauen, ob Dich die Benachrichtigungen der IT-Systeme, die du nutzt, stören. Ggf. könnte es Dir auch helfen, mit Dir selber Digitalisierungsspielregeln auszuhandeln und Zeiträume für Netflix und Co zu begrenzen. Zu diesem Thema findest du hier und im Blog noch weitere Anregungen.

Arbeitszeitende

Um Deine Arbeitstag im Home Office offiziell zu beenden, gibt es unterschiedliche Ideen. Ich lüfte zum Beispiel grundsätzlich die Wohnung, wenn ein:e Klient:in zu Gast in meinem persönlichen Beratungsraum war. Habe ich einen Solo-Tag allein zu Hause, räume ich am Abend die Dinge zusammen, werfe nochmal einen Blick in mein Trello-Board und schaue, was ich geschafft habe. Ein mentaler Schulterklopfer ist da auch sehr hilfreich. Zusätzlich notiere ich die Punkte oder verschiebe meine To-Do-Liste für den nächsten Tag so, dass ich gleich anfangen kann und schon darauf vorbereitet bin. Vielleicht unterstützt Dich auch ein Spaziergang, den du nach Feierabend machst oder das Kochen des Abendessens, um in den Ruhemodus überzugehen. Für gewöhnlich ist es bei mir meine Sportroutine. Bereits auf dem Weg zum Auto habe ich den Tag meistens hinter mir gelassen. Und auch hier ist das wieder eine ganz individuelle Sache. Wichtig ist, Dir eine Struktur zu überlegen, so dass Dein Körper nach einigen Tagen Bescheid weiß, dass er jetzt in den Entspannungszustand übergehen darf.

So, nun bin ich sehr gespannt, ob da was Hilfreiches für Dich dabei war. Ich bin gerade selbst überrascht wie lang der Artikel geworden ist. Solltest du noch weitere Anregungen haben, dann ergänz gern in den Kommentaren. Home Office kann was Tolles sein. Viel Spaß beim Erfahrungen sammeln und Ausprobieren der Tipps.