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Best of „Zeitmanagement“

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„Ich habe keine Zeit. Meine todoliste will nicht leerer werden. Ich komme kaum noch hinterher. Ich habe das Gefühl den Überblick oder beinahe die Kontrolle über die zu bewältigenden Aufgaben zu verlieren.“ Wer kennt diese Sätze nicht? Höher schneller weiter, immer mehr. Mehr Kontakte, mehr Termine, mehr Möglichkeiten seine Freizeit zu gestalten, mehr todos und Projekte umsetzen, mehr Kunden gewinnen… Beim Schreiben wird mir persönlich schon ganz schwindelig.

„Wer die Wahl hat, hat die Qual.“ Oder wie war das noch gleich? Unsere Ressource Mensch ist endlich. Wir können uns nicht über die Maße strapazieren, es gibt physische und psychische Grenzen der Belastung. Mal angenommen, du möchtest ein zufriedenes, glückliches und gesundes Leben genießen, wäre es doch gewiss hilfreich diese Belastungsgrenzen zu bewahren, oder?

Kennst du Deine Stressoren

Startest du in die Selbstreflektion und möchtest du erkunden, welches Auslöser für Dein Stressempfinden sein könnten, frag Dich zunächst, was Dich stresst. In welchen Situationen empfindest du Stress? Wir Berater, Trainer, Coaches nennen dieses das Erkunden Deiner Stressoren. Häufig hilft hierbei übrigens im Alltag tagebuchähnlich mitzuschreiben, wann du Dich gestresst fühlst. Es gibt auch eine Übung, bei der du zum Beispiel Erbsen oder Kaffeebohnen von einer Hosentasche in die andere steckst, sobald du Stress empfindest. Zum Ende des Tages zählst du und notierst Dir die Anzahl Deiner Stressmomente.

Optimiere Dein Zeit- und Selbstmanagement

Ein guter Einstieg für jeden ist häufig der Blick auf das eigene Zeit- und Selbstmanagement. Im letzten MeetUp Digitales Bewusstsein haben wir vor allem in Bezug auf die aktuellen digitalen Ablenkungsmöglichkeiten Tipps und Tricks sowie Erfahrungen mit bekannten Zeitmanagementmethoden ausgetauscht. Ziel eines jeden einzelnen war dabei, fokussierter Aufgaben abzuarbeiten, in weniger Zeit mehr zu schaffen und Pausen möglich zu machen. Impulse aus dem MeetUp ergänzt um ein paar andere hilfreiche Methoden findest du in diesem Beitrag. Mir ist wichtig zu erwähnen, dass es keine Allgemeinlösung für das Auflösen Deines Stressempfindens gibt. Probiere aus, ob Dir die Methoden persönlich helfen. Solltest du nicht vorankommen, Deine gewünschte Entspannung und Wohlbefinden nicht einstellen wollen, dann melde Dich. Wir widmen uns dann gemeinsam Deinem ganz individuellen Stressmanagement.

Biorhythmus beachten

Wenn es Dir möglich ist, dann richte Deine Aufgabenerledigung nach Deinem Biorhythmus. Ganz gleich, ob du Eule oder Lerche bist, wir Menschen haben häufig zwischen 10 und 12h sowie zwischen 16 und 20h ein Leistungshoch. Das heißt, wichtige oder auch komplexe Aufgaben sollten in dieser Zeit verrichtet werden. Ist es von Dir beeinflussbar, könntest du auch Deine Arbeitsstruktur oder die Deines Teams danach ausrichten. Häufig sind wir streng in Strukturen eingebettet und können gar keinen Unterschied erkennen. Mit ein wenig Achtsamkeit kannst du aber immer mehr erkennen, wann du produktiv oder weniger produktiv bist und vielleicht zumindest ein wenig Deine Aufgabenerledigung mehr danach ausrichten.

Agile Methoden

Aus dem agilen Arbeiten nutze ich persönlich gern so einige Elemente für mein eigenes Zeitmanagement. Ganz gleich übrigens, ob es sich um persönliche, berufliche oder ehrenamtliche Aufgaben handelt. Meine digitalen Werkzeuge dafür sind die Notizen-App von Google, der Google Kalender sowie Trello. Im Kalender speichere ich Termine sowie Erinnerungen ab. In Trello habe ich für verschiedene Lebensbereiche verschiedene Boards angelegt. In den Boards gibt es verschiedene Bereiche, die meist mit Backlog (Ansammlung von nicht priorisierten Aufgaben), Todo (bereits priorisierte Aufgaben), in progress (begonnene Aufgaben) betitelt sind. Ein Board heißt übrigens „nottodoliste“. Dort speichere ich Ideen, die ich nicht in diesem Jahr umsetzen werden, aber möglicherweise auf die Agenda kommen dürfen. Trello nutz ich eher für Projekte oder Aufgaben, deren Umsetzung ein wenig mehr Zeit bedürfen. Die Notiz-App nutz ich für jeden Tag bzw. die aktuelle Woche. Dort priorisiere ich jeden Tag neu, was als nächstes zu tun ist und greife mir immer den obersten Eintrag. Etwa einmal in der Woche werfe ich einen Blick in Trello und schaue, ob eine neue Prioirisierung erfolgen sollte. Die Methoden sind zum Teil angelehnt an Kanban und Scrum, jedoch sehr stark auf meine Bedürfnisse angepasst.

Getting Things Done

Aus Getting Things Done stammt die Idee, alle Aufgaben, Ideen, Gedanken, die unser Gehirn produziert, zu notieren. Und das sehr konsequent. Das mag am Anfang ein wenig viel sein. Mit der Zeit merkst du jedoch, dass du Gehirnleistung auslagerst und mit dem Niederschreiben Ressourcen sparst. Noch eine zweite Idee aus GTD find ich äußerst hilfreich: Du erhältst oftmals eine Vielzahl an Nachrichten über verschiedenen Kanäle. Jede Nachricht, die du in weniger als 2min beantworten kannst, beantwortest du und legst sie danach ab. Alle anderen werden später nach Aufwand, Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert. Das Prinzip geht jedoch meiner Erfahrung nach nur auf, wenn du feste Kommunikationszeiten etablierst und Benachrichtigungen aus- bzw. Flugmodus anschaltest. Dazu weiter unten mehr.

Eisenhower – nach Wichtigkeit, Dringlichkeit & Co sortieren

Hast du nun sämtliche Aufgaben niedergeschrieben, könntest du Dir die Eisenhower-Matrix greifen oder zumindest das Prinzip anwenden. Hier sortierst du die Aufgaben nach wichtig-dringend (sofort erledigen), nicht wichtig-dringend (delegieren, wenn möglich), nicht-wichtig-nicht dringend (streichen, zur Seite legen), wichtig-nicht-dringend (terminieren). Hilfreich find ich bei dieser Methode, den geschätzten zeitlichen Aufwand der Erledigung noch dazu zu schreiben. So kannst du später die Erledigung und Umsetzung leichter planen.

Pomodoro-Technik & digitale Spielregeln kombinieren

Meine aktuell liebste Methode ist die Pomodoro-Technik. Mit dieser Methode könntest du der Prokrastination (auch gern liebevoll „Aufschieberitis“ genannt), solltest du unter ihr leiden, auf die Schliche kommen. Du bildest Aufgabenpäckchen. Sehr hifreich ist es, die Tipps von weiter oben angewendet zu haben, bevor du Dich der Päckchengestaltung widmest. Dann stellst du Dir einen Wecker. Die Technik ist abgeleitet von der Küchenuhr in Form einer Tomate. Der Wecker wird auf 25min gestellt. Das Handy dabei am besten beiseite legen oder Flugmodus an, Benachrichtigungen aus, Tabs im Browserfenster am PC aus oder ein neues öffnen bzw. nur die Anwendungen offen haben, solltest du digital arbeiten, die du aktuell tatsächlich benötigst. Ohne Nachdenken (das ist das Wichtige an dieser Methode) stürzt du Dich nun auf den ersten Aufgabenstapel. Nach 25min machst du 5min Pause. Mit Pause ist übrigens etwas gemeint, was Dich physisch und mental entspannt. Das Handy zu nutzen, zählt eher nicht dazu. Mehr zum Thema „digitales Bewusstsein“ gab´s im Artikel der TAZ. Das Ganze wiederholst du viermal und dann machst du eine längere Pause von ca. 15/20min. Bist du nach 25min noch nicht mit dem Aufgabenstapel fertig, könntest du entweder die Zeiträume auf Deine Bedürfnisse anpassen oder den nächsten Arbeitszeitraum weiter für das begonnene Paket nutzen. Vorteile dieser Methode sind, du fängst einfach an, kommst relativ schnell in die Konzentration, kannst zunehmend einschätzen, wieviel Zeit du für Deine Aufgabenerledigung benötigst und wechselst zwischen Anspannung und Entspannung.

Es gibt eine Reihe von Zeit- und Selbstmanagement-Techniken, die im Internet verfügbar sind. Das hier ist meine persönliche Best-of-Liste. Einfach ausprobieren und schauen, was für Dich selbst das Beste ist. Zudem bin ich eine Freundin davon, die Methoden auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen und bei Bedarf zu kombinieren oder zu reduzieren.

Häufig jedoch sind es nicht Werkzeuge, die uns zu mehr Entspannung verhelfen könnten, sondern unsere innere Einstellung und Denkweisen im Umgang mit Stress. Solltest du diesen nicht auf die Schliche kommen, dann melde Dich sehr gern. Hast du noch andere Ideen oder Tipps, die bei Dir besonders wirkungsvoll sind, dann teile uns diese sehr gern im Kommentar mit. Viel Vergnügen beim Ausprobieren.

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Sandra Brauer
Veränderungsbegleitung mit System
Beratung, Coaching & Stolpersteintraining

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