Erste Schritte auf dem Weg zu virtuellen Workshops, Coachings und Trainings

Und plötzlich geht es schnell. Home Office für alle, dennoch Verbindungen zueinander erhalten, Zusammenarbeit virtuell gestalten, Dienstleistungen virtuell anbieten und das, obwohl es doch eher schleppend in vielen Bereichen mit der digitalen Transformation voranging. An ein Zitat muss ich in dieser Woche besonders häufig denken und auch ich spüre das Bedürfnis nach Schnelligkeit.

Es ist nicht die stärkste Spezies die überlebt auch nicht die intelligenteste sondern eher diejenige die am ehesten bereit ist sich zu verändern. (Charles Darwin)

Die Prioritäten der Todo-Liste ändert sich schlagartig und plötzlich rücken die aufgeschobenen todos ganz nach oben: Das eBook, der Online-Kurs, das Webinar, das Online-Coaching etc. Und das mit leichtem Zeitdruck, da aufgrund des Corona-Virus meine analogen Angebote bis mindestens April abgesagt wurden und ich mehrere tausend Euro weniger verdienen werde.

Nutze die Mechanismen aus Digitalisierungsprojekten auch für Deine Solo-Business

Der Prozess des digitalen Strukturwandels verläuft bei uns Solo-Entrepreneuren meiner Meinung nach ähnlich wie der Prozess bei den von mir und uns betreuten Kunden.

1. Es besteht ein erheblicher Veränderungsdruck. Um es anders zu formulieren: Wir leiden unter den Auswirkungen des Virus und das Geld zur Deckung der Lebenshaltungskosten wird sehr knapp.
2. Kurz innehalten, sich nochmal fokussieren, was das Ziel und der Zweck der eigenen Unternehmung ist. Die Gelegenheit nutzen, sich neu oder erneut strategisch auszurichten. Wie lautet das Bedürfnis Deiner Kunden? Aber nicht nur das, sondern auch wie stark ausgeprägt ist dieses und wie schaut die Zahlungsbereitschaft Deiner Kunden aus?
3. Sich mit anderen Solo-Entrepreneuren vernetzen, Erfahrungswerte und Fragen mit anderen teilen. Ein stabiles soziales Netz ist einer der wesentlichen Resilienzfaktoren. 
4. Nach der Strategie folgt das „Wie“: Gegebenfalls musst du Dein Geschäftsmodell anpassen. Dazu benötigst du Wissen, welches du Dir hervorragend auch in Zeiten von Corona virtuell eigenständig oder zusammen mit anderen erarbeiten kannst. Bildet Communties, werdet kreativ. 
5. Und dann heißt es, umsetzen und ausprobieren. Und alle Schlagworte der Arbeitswelt 4.0 folgen: „Machen“ vor bis ins kleinste Detail planen, Mut zu Fehlern, voneinander lernen, Spaß haben und vor allem miteinander reden.
6. Und als letztes nochmal hervorgehoben: reflektieren und nicht an Euren Kunden vorbei Produkte entwickeln. Am besten ihr bezieht diese ein. Für die Agilisten unter Euch kein Fremdwort und sollte eigentlich der Standard sein, oder? 

Und genau so sind die CoWorkBude14, meine liebe Kollegin Anneke und ich vorgegangen, als uns mitgeteilt wurde, dass wir sämtliche unserer analogen Veranstaltungen absagen müssen. Wir werden virtuelle Formate entwickeln. Die Ergebnisse unserer Recherche möchten wir gern mit Euch teilen. Nicht nur interessant für Euch als Selbstständige, sondern auch als Führungskraft oder MitarbeiterIn im Home Office oder ganz allgemein auf dem Weg zu virtuellen Arbeitswelten.

Tipps und Tricks auf dem Weg zu Deinem ersten Online-Angebot

Der erste virtuell durchgeführte Meeting, das Online-Seminar, Dein Webinar oder ein virtuelles Coachinge steht an? Du bist noch unsicher, was zu beachten ist und welche Software du einsetzen solltest?

Probieren geht über Studieren – sieh es als Experiment

Gerade wenn es schnell gehen soll und du ins Machen kommen muss, leidet das Herz des Perfektionisten. Hilfreich kann sein, dass du jedes neue Angebot als Experiment siehst. Du kannst nur lernen, wahrscheinlich geht auch mal was schief. Vermutlich hat in der aktuellen Situation fast jeder Deiner TeilnehmerInnen Verständnis. Damit du selbst entspannt bleibst, probier gern vorher neue Software oder Dein Format mit KollegInnen oder Testkunden aus. (Unsere Best-of-Online-Konferenztool-Liste folgt unten.) Es bleibt auch Dir selbst überlassen, dem Teilnehmerkreis vorher anzukündigen, dass du das Tool das erste Mal nutzt und gespannt bist, ob alles so funktioniert wie du es geplant hast. Nach der ersten Session frage Dich (oder auch gern in der Feedbackrunde Deine TeilnehmerInnen), was sich beim nächsten Mal verändern darf, was gut und was weniger gut war. Und vor allem vergiss nicht: hab Spaß, genieß den Prozess des Lernens!

Strukturen und Spielregeln gemeinsam entwickeln

Überleg Dir gut im vorhinein – vor allem, wenn du mit anderen zusammenarbeitest – wie und wann welches Tool zu nutzen ist. Erst einmal schützt Dich das vor digitalem Stress – stell Dir vor von x Systemen ploppen die ganze Zeit Nachrichten auf und Funktionen der Tools überschneiden sich, sind redundant. Dauerhaft nervt das, oder nicht? Es wäre doch schade, wenn du bzw. ihr Eure Produktivität nicht anders nutzt.

Nicht ganz unwichtig ist es, dass der Nutzen der Software, eingesetzter Tools hervorgehoben wird und bei MitarbeiterInnen und KundInnen der Mehrwert der Nutzung klar kommuniziert wurde. Das führt zu Akzeptanz und spart erheblichen kommunikativen Aufwand bzw. sorgt für zufriedenere – oder überhaupt – Kunden. 

Wann wird zum Beispiel das Mailsystem genutzt? Wann das Intranet oder Social Collaboration Tool? Gibt es noch ein extra Wiki zu Dokumentationszwecken? Je nach Digitalisierungsgrad Eurer Arbeitsumgebung prüft den Status Quo eingesetzter Software auf Herz und Nieren. Was nutzt ihr aktuell? Welche Prozesse laufen schon ganz gut? Was ist noch ausbaufähig? Auf was könntet ihr gut verzichten?

6 Praktische Tipps zur Durchführung Deines ersten Online-Events

Mein ganz persönlicher Tipp für analoge und digitale Workshop-Gestaltung wäre eine sogenannte „Regieanweisung“. In einer solchen notiere ich den geplanten Ablauf detailliert mit Zeitangaben und kann mich grob nach diesem richten. Sehr hilfreich vor allem für Online-Veranstaltungen.

1. Technik vorab klären: Verfügt jeder Nutzer – ja, auch du selbst, über notwendige Software, Logins oder Konferenz-Codes? Füge dem Termin gern eine kurze Beschreibung zur Einwahl bei. Jedes Konferenzsystem unterscheidet sich ein wenig.
2. Vorbereitung analog: Je nach Gruppe vereinbart Umgangsformen bzw. vermittelt Hilfreiches zu virtueller Konferenzgestaltung (Ausreden lassen, wenig Körpergeräusche oder zu nutzende Stummschaltung). Je nach Gruppengröße kann es hier hilfreich sein, zu Beginn das Mikro der TeilnehmerInnen auf stumm zu schalten und den Ablauf sowie die Nettiquette, Kommunikationsregeln und Dokumentation vorher zu erläutern. Ggf. kann es auch hilfreich sein, Arbeitsmaterialien vorab zu verteilen oder auch hier auf ein digitales Whiteboard, welches bereits vorbereitet wurde, zu verweisen.
3. Zeit- und Pausenplanung: Schau, dass du bei Deiner Agenda ausreichend Zeit für Pausen einplanst. Ich würde es abhängig von Deinem eigenen Erfahrungsschatz, den TeilnehmerInnen und den Inhalten gestalten. Gern auch zu Beginn mit einem kleinen WarmUp starten: zum Beispiel beschreiben, wo man sich gerade befindet, um ein gutes Ankommen in der virtuellen Welt zu ermöglichen. Hilfreich kann es sein, die einzelnen Sessions, sollte es mehrere geben, immer wieder neu anzukündigen und zu kommunizieren, was das jeweilige Ziel ist.
4. Dokumentation: stelle vorab sicher, ob und wie du die Konferenz, das Meeting, das Seminar oder auch Coaching aufzeichnest (unter Berücksichtigung des Datenschutzes). Einige Konferenztools bieten die Möglichkeit die Aufzeichnung in Deiner Cloud direkt abzuspeichern. Zusätzlich kannst du virtuelle Whiteboards oder Postits für die Anfertigung von Notizen nutzen. Entweder Dein Tool hat dieses bereits inklusive oder du versendest zum Beispiel den Link zu Padlet im Chat der Video-Konferenz.
5. Interaktion: Baue ausreichende interaktive Elemente ein. Du wirst merken, für Dich und Deine TeilnehmerInnen erfordert die Umsetzung virtueller Besprechung sehr viel Aufmerksamkeit. Auflockerungen durch digitale Umfragen wie zum Beispiel Mentimenter oder Google-Form sind hier eine Möglichkeit die Aufmerksamkeit zu fördern. Stelle Fragen, die auch gern bei stumm geschaltetem Mikro, im Chat beantwortet werden können. Hierfür kann es so manches Mal, je nach Anzahl der TeilnehmerInnen hilfreich sein, eine Co-Moderation an Bord zu haben. Wenn dies nicht umsetzbar ist, plane vorab interaktive Momente in Deiner Regieanweisung ein.
6. Nutze die Bildschirmteilung: Die meisten Konferenztools bieten an, dass du als Moderator oder sogar alle Teilnehmer ihren Bildschirm mit Dir teilen können. Hervorragend nutzbar, wenn du einen Vortrag mit PowerPoint oder ähnlichem halten oder etwas auf Deinem Rechner wie zum Beispiel auch das virtuelle Whiteboard zeigen möchtest. Es gibt Tools, die ermöglichen es Dir, ausschließlich die Präsentation und nicht den ganzen Bildschirm zu zeigen. Schau, was du für Dein Format benötigst. Die Bildschirmteilung kann man auch hervorragend nutzen, wenn man gemeinsam an Dokumenten arbeitet. So sehen alle Änderungen oder auch die sich verändernden Ergebnisse einer Umfrage.

Gewiss gibt es noch zahlreiche weitere Tipps, die du befolgen könntest, aber mit diesen müsstest du schon mal einen guten Start haben.

Online-Konferenzsysteme, Dokumentation, Brainstorming-Tools und mehr

Was nun noch fehlt, sind die passenden Tools. In diversen Gruppen und grundsätzlich auf Social Media werden unglaublich viele empfohlen. Anneke und ich haben uns dazu entschieden, die für uns am passendsten klingenden auszuprobieren und auf unsere Bedürfnisse zu prüfen. Somit sieh diese Übersicht gern als Anregung und prüf´ für Dich, was du genau benötigst. Die meisten Anbieter ermöglichen Dir kostenfreie Testphasen.

Mein Herz schlägt aktuell für Trello als Tool für mein Zeit- und Selbstmanagement. Zoom kann ich mir hervorragend für Online-Meetings und Umsetzung der nächsten virtuellen Formate vorstellen. In Bezug auf 1:1 – Coaching würde ich es abhängig davon machen, was für meine Klienten angenehm ist. Skype ist hier auch immer noch eine Option.

Ich hoffe, dass Dich dieser Beitrag dabei unterstützt, Deinen Arbeitsalltag digitaler zu gestalten und vor allem Lust darauf zu bekommen, Neues auszuprobieren. Solltest du Unterstützung bei der Umsetzung oder auch Moderation benötigen, dann melde Dich. Virtuell dürfen wir ja zum Glück noch miteinander arbeiten und in Verbindung bleiben.

Liebe Grüße und bleib gesund

Sandra

Die folgende Liste ist nicht vollständig, ergänz´gern Deine Empfehlungen unten in den Kommentaren: